六个应用技巧

会计电算化是以电子计算机为主的当代电子技术和信息技术应用到会计事物的简称。下面就会计电算化的特点说下会计电算化的6个应用技巧。

首先重申一下会计电算化的特点：具有运算速度快、存储容量大、高度数据共享、检索查询速度快捷、制作报表容易等特点。它的使用,可以节约大量人力、物力和时间。

一、建帐中的技巧

(一)代码设置

会计软件中大量应用代码,如会计科目代码。代码系统的好坏,将直接影响整个系统的质量、实用性和生命力。在代码设计与优化的过程中,一般应该遵循以下几项原则：

1.惟一确定性:每一个代码都惟一地表示一个实体。

2.可扩充性:代码结构应能适应系统的发展和变化,当实体的集合不断增加扩大时,应可直接利用原代码加以扩充,而不需要重新设计代码系统。

3.易识别性:代码既要便于人们在使用时容易识别和记忆,又要便于计算机对其进行识别和处理。尽量避免一些易混淆的符号,如字母O、I、Z、S、V与0、1、2、5、U等混用。

4.简短性:在不影响代码系统的容量和可扩充性的情况下,代码长度越短越好。因为随着码长的增加,出错率也随之增加,同时也增加了收集、存储和输出信息的负荷。

5. 标准性:代码设计一定要尽可能的标准化,一级总帐科目的代码通常已在会计制度中规定,需要用户自行确定代码长度的是二级以下明细科目。它的长度确定,首先 要逐个分析总帐科目下明细科目数,如“现金”可不设明细科目,“银行存款”通常以开户帐号为明细科目,科目数一般不会上百个,“短期投资”、“待摊费用” 等下设明细科目也不会超过百个,两位的代码长度能容纳99个科目,应能满足需要,但“应收帐款”、“应付帐款”等通常以客户名和供应商名称设置明细科目, 明细科目的数量不确定性较大,如果用户的客户和供应商较多接近或超过100个,两位代码就不能满足要求,二级科目的代码长度就应设定为三位。先按客户所属 地区分类,设置二级明细科目,然后再按客户名设置三级明细科目。也就是采用顺序码,即有连续的数字所组成。例如:

代码对象:北京上海天津辽宁黑龙江

代码:0102030405

更理想的解决方案是应用往来客户辅助核算,因为它的项目代码与会计科目的代码完全独立,自成体系,与科目代码的位数无关,非常便于扩充。

(二)明细分类合理

某 些软件在多栏明细帐中设置每页为6个明细类科目,打印时一页最多只能打印6个明细。如果设置了7个明细类,例如:在编录经费这个科目中设置:差旅费、业务 招待、市内车费、邮费、资料费、电话费、其它费用这7个明细,在打印时,将前6个在一页打印,而“其它费用”又单独打印一页。即浪费纸张、又浪费打印时 间。可以将平日里发生费用不是很多的邮费与资料费放在一起,这就方便多了。

二、凭证输入中的技巧

(一)摘要输入

凭证摘要多为中文,输入中会有许多常用会计词汇,可将常用词汇预先存储起来,并配以自定义的代码,输入凭证时调用自定义词汇,可提高输入速度。

(二)科目代码输入

输 入记帐凭证时只需输入科目代码,操作较简单。但要求用户输入确定的科目代码,而用户对会计科目较熟悉,对科目码却不一定能记得准确,如果用户输入了未经定 义的科目代码,软件系统将提示科目不在,需重新输入,如果用户输入的科目代码并非所需,则需人工逐页查找很费事。事实上,许多会计软件的科目代码表都能模 糊快速定位,输入此类科目时,只输入到其上级科目的代码,则所要查找的明细科目应就在附近,省去多余的翻页查找操作。再有一点,在具体应用中根据本单位的 实际情况,运用自己的头脑,让计算机更好的为自己服务,而且操作人员又能便于记忆。例如企业都有管理费用,则设置“52101—差旅费”,而设置营业费用 时,就用“50301—差旅费”、设置编录经费时,用“40501—差旅费”,即用01表示差旅费。久而久之,一些代码就牢记在心了,节省许多时间。

(三)金额输入

按照会计制度的有关规定,记帐凭证可以一借多贷,或多借一贷,在输入完多借或多借的分录后,输入一贷或一借分录的金额时可参照合计栏中的金额输入,省去人工计算合计的麻烦。

(四)编制会计分录中的技巧

1.会计分录尽可能细。记帐凭证是帐务处理的原始资料,所有帐簿都是根据记帐凭证的分录来登记的,分录越详细,帐簿也越详细。以便为日后查帐方便、快捷。

2.冲减收入或费用以负数反映。在输入收入和费用类科目的记帐凭证时,如果发生额的方向与该类科目余额方向相反,如冲减收入或费用,应将金额以负数方式输入到与该类科目的余额相同的方向。例如:“财务费用”,发生费用时：

借财务费用

贷银行存款

当有利息入帐时,则仍是这样做分录,只是数字用负数。而不能象手工那样：

借银行存款

贷财务费用

这 样做的目的是为编制报表公式简捷,有些报表需要取某一会计期间某些科目的发生额,如损益表,损益类科目期末结转后没有余额,必须用科目的发生额填报。如果 冲减费用金额记入贷方,报表所需的期间借方发生额就不正确,还应扣除冲减的费用,如取借贷方发生额的差,由于贷方发生额中包括期末结转金额,差为0,由计 算机识别自动汇总冲减的费用比较困难,不如在编制会计分录时以红字或负数反映冲减的费用和收入。

(五)要注意充分利用自动转帐凭证功能

自 动转帐凭证设置虽不是一个必选项,但利用自动转帐功能无疑能提供极大的便利。自动转帐凭证能自动汇总指定科目的发生额或余额并自动生成一张转帐凭证。在使 用该功能前须进行必要的参数设置,包括转出科目和转入科目,以及汇总数据的性质(余额、发生额),注意转出科目可设置多个,但转入科目只能设一个。且须先 结转收入类,后结转费用类。

三、查询时的技巧

在组合查询窗口,输入关键字。有时它会提示“没有满足信息的要求”,这时不要放弃查询,看一看日期的输入,有的软件只默认“2002—01—01”而不识别“2002.01.01”。

总之,恰当地运用软件系统提供的功能,可成倍的提高工作效率,使之更好的为我们服务。

四、打印帐簿中的技巧

年终结帐后打印。不必每月打印帐簿。会计电算化后,输入记帐凭证,并经入帐、结帐,帐簿即已在电脑中形成,只要及时做好备份,数据相对安全。查帐、用帐也方便、快捷,如有需要也可单独打印出指定科目的帐页,年终结帐后再打印出全部帐页,装订成帐簿。

五、选择记帐凭证类型的技巧

查 帐是会计人员日常工作的一个重要部分,会计人员可以按常见分类方法分为收款凭证、付款凭证和转帐凭证。应当指出的是,记帐凭证分类不是一个必选项目,可以 只用一种通用记帐凭证格式,即转帐凭证。如果设置了凭证类型,增加了一个输入项目,会影响凭证的输入速度。又因各类凭证要各自独立编号,凭证整理保管更为 繁琐。所以,电算化后,无须理会记帐凭证类型设置项。

六、改错更正技巧

发生错帐,如果是当月的未入帐记帐凭证,可直接修改,如果是已入帐甚至以前月份的记帐凭证,可冲销错误凭证,然后重新填制正确的记帐凭证。